29 2015-10
当阳光照耀采购 ——记海航实业阳光采购团队
发布者:梁雅菲 浏览次数:1492
分享到:

阳光采购团队

南怀瑾老先生说过:德不配位,必有余殃。这句话,海航实业的阳光采购团队一直谨记着。作为实业的采购部门,阳光采购团队每年经手资金一两百亿。他们当中的每一个人,如果稍微动动歪脑筋,出出歪点子,那么,许多“不义之财”就会源源不断流进自己的腰包。对这个团队而言,歪脑筋不能有,歪点子更不能有。

25个人,平均年龄29岁,年轻、务实、积极、上进已成为实业阳光采购团队的代名词,阳光就是这支团队的核心品质。“发心正,动机纯,是采购部最可贵的品质。要有一颗公正之心,正己正人皆正道,公平公论总公心。”这是采购管理部邱金坤总经理经常对大家说的一句话。半年来,从一句口号到落地生根,从“九条红线不可违”、密封竞价采购系统到全过程采购信息公示、“5+1”制度创新、采购职业风险公积金,阳光采购团队坚持“阳光采购”的原则,一直在丰富其内涵并赋予其全新的生命。

在阳光采购团队中,人是根本所在,团队狠抓人员管理,从人员轮岗分流、背景信息公示到阳光薪酬……一项项措施的落地,在破除非议的同时,也树立了采购管理部的权威和新形象。毫不迟疑地执行人员轮岗,给予更多人多元发展的机会,在流动中增加人力资源价值;本着自愿原则,对采购人员的车、房、收益性资产,尤其强调是否与供应商有特殊关系等信息进行公开公示;建立阳光薪酬制度,让采购人员活的有底线、有尊严,打造一支值得信任、经得起诱惑的阳光团队。

在这支团队里,有每天坚持完成工作的老海航人张红,有坚守职业操守而不透露采购机密的郑李静,有拍婚纱照期间坚持完成领导交办工作的李朝晖,有入职一年快速成长为部门业务骨干的“四虎将”(沈涛、黄显钧、纪新乾、张书毓),有主动上缴客户赠送购物卡的陈凯,有说一不二坚守采购原则的陈荣,有从业务骨干成长为管理干部的王小虎,有让人放心的老前辈纪旺宏,有从技术骨干提拔为管理人员的彭诚亮,有跨界发展、快速成长的业务骨干陈叶……他们以原则、坚守、热情诠释着这个部门的真谛。


制度建设的智慧

阳光采购团队坚持认为,除了道德自律层面的约定,阳光采购应该上升到制度与流程层面,要创造良好的制度规则设计,让权利在阳光下运行。

要做“大采购”。阳光采购体系一个重要的思路是,坚持做大采购,格局大,就能影响到整个工程管理体系水平的提高,影响到组织架构建设和工作流程优化。采购部是整个工程管理体系的一个点,它不是孤立的,是一个动态的点。通过采购这个点动一下,就可以工程管理体系整张网动一下,以此提升整个工程管理体系的管理水平,为工程管理流程再造和组织架构变革作出贡献,这就是采购部的宏愿。例如,通过战略采购倒逼设计形成标准化,把战略采购计划提前公示,使项目组提前与供应商对接,在施工图设计阶段,供应商可以参与设计优化,而设计占到70%以上的成本,这是战略采购成本降低的一大贡献。

全流程公开公示制度。阳光采购团队建立了供应商遴选公示、定标结果公示、案例分析公示、人员奖惩公示、采购计划公示等10个采购环节的公开公示,让阳光照耀进入采购组织体系内,让采购员的一举一动都暴露在公众的眼中。海航实业的阳光采购公示,已经从单纯公示采购项目、中标单位、采购价格等信息进步到公示评委姓名、评委打分细节等核心评标过程,将采购中最隐秘的环节全部予以公布。这种公示看似是约束,其实是保护。

供应商礼品往来登记公示制度。今年阳光采购团队下发了《海航实业采购工作九条红线不可违》,要求供应商人情往来的礼品都要进行公示,新鲜的水果、皮包、名牌钢笔、购物卡等等都需要上交、登记,并进行公示,按规定处理;贵重的超出正常商业往来的一律退还。这种公示制度,对部门内部所有人起到了威慑和约束作用,并逐渐形成一种良好的风气。时间一长,供应商就不会再在送东西上动心思,明白了只要好好工作,保障供货,注重质量和价格实惠,根本就不需要走歪门邪道。

密封竞价系统

密封竞价,就是将采购过程交由机器,每个投标单位都能在投标中看见自己单位的投标排名,进而根据本公司实际情况自行决定是否调整价格。为规避采购工作中的人为因素,将采购过程透明化,密封竞价采购信息系统于2015年1月20日正式启动开发,历时一周时间完成,主要包含系统登陆、项目竞价、竞价统计三大功能,同时在海口海航大厦1楼东区设置“1+5”密封竞价隔离间,含1间招投标主会议室和5间密封竞价专用会议室。

这无意中形成了供应商之间的隐形竞争,在将人为影响因素降低为零的同时,也搭建了公平、公正、公开的采购信息系统,借助竞争市场和信息系统的力量,实现采购价格的充分竞争,为公司节约更大成本。GE、联想、华为、麦肯锡等世界知名企业均有网上逆向竞价采购成功实施的先例。

密封竞价采购信息系统,用机器将采购人员与风险隔离开,用技术增强市场竞价的力度和透明度,配合信息公示与过程存档等手段,在隔离采购风险的同时,也实现了采购的信息化和过程的阳光化,充分激发了市场竞争,为公司降低了采购成本,目前已有30余个招采项目采用了密封竞价信息系统,预计2015年全年节约金额将超过3亿元。

 

阳光薪酬

有人说,采购部是走钢丝绳,这么多敏感项目,尤其是工程采购,关系错综复杂,随时面临“方方面面供应商的严重腐蚀”,稍微不够公平公正,就会被人抓住把柄因此,采购人员担了很多风险,心理压力大,而海航实业采购团队人员年轻,整体薪酬水平却相对偏低。

史上众多案例警示我们,违背人性的廉洁自律是不可取的。每个月拿5000元工资的采购员,一年经手一两百亿采购量,面对供应商5万元的诱惑,还要求他坚守道德底线廉洁自律,这是有违人性的。采购部既然是个敏感部门,就要顺应人性,不要从制度设计上考验人性。

所以,阳光采购团队建立了采购职业风险公积金制度,除正常工资、年终奖之外,另发一笔采购职业风险公积金,作为对采购人全年采购工作的肯定,如若违规,不管是否离开采购团队,都要以累计发放公积金2倍的金额退赔。看似一种风险补贴和工作鼓励,实则是对采购人员一个巨大的警示。

阳光采购团队所建立的阳光薪酬制度,一方面让采购团队变得纯洁,净化交易流程;另一方面让采购团队活得有尊严,让采购人员活得有尊严。作为海航实业的采购部门,每年经手资金上百亿,确实手握重权,但这支阳光采购队伍是值得尊重、值得信赖的,守得住道德底线,这才是这支队伍的价值所在。

 

供应商管理与共赢

阳光采购团队按照“分类、分级、分区域”原则,明确供应商入库审核关键点,建立遴选报告预审把关机制,引入星级供应商评估分级制,强化与供应商长期合作机制。上半年共考察入库供应商34家,约谈、回访供应商24家,考核并末位淘汰供应商12家,在物资采购领域梳理与供应商签订的431个框架协议,推进框架协议整合工作。

打破传统供应商寻源模式,在社会及网络寻找基础上,真正开启阳光寻源模式,引入供应商自荐及内部举荐模式,让供应商有更多机会参与海航项目,同时借助海航内部管理干部的个人关系资源,为公司推荐优质供应商,现已在园林、防水、招标代理等领域试水推广,已收到了部分举荐信息,干部员工“避嫌”心理逐步破除,将进一步拓展供应商资源。

站在新的起点,阳光采购团队正研究建立供应商“三类四级九档”管理模式,对库内供应商实行区分管理,进一步拓展供应商资源,建立供应商调级变档动态管理机制,引导供应商与海航友好合作,并对不良合作予以惩戒,同时加强与供应商对话沟通,传递海航供应商管理政策,引导供应商服务向内部员工开放。

 


下一条新闻